Özlük dosyası

Her memur hakkında özlük dosyası tutulur. Bu dosyaya, memurun atanmasından görevden ayrılmasına kadar geçecek süre içerisinde çeşitli bilgi ve belgeler konulur.

Özlük dosyasındaki bilgi ve belgeler, memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde; kademe ilerlemeleri ve derece yükselmelerinde; emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde de göz önünde bulundurulur.                                                        

Özlük dosyasında yer alan belgeler

**Atama belgeleri: Devlet memurluğuna ilk defa ve yeniden atanmaya ilişkin belgeler; naklen atamaya ilişkin belgeler; adaylık ve asli memurluğa atanmaya ilişkin belgeler; yemin belgesi.

**Eğitim belgeleri: Memurların öğrenim durumunu ve bildiği yabancı diller ile derecesini gösteren belgeler; yaptıkları lisansüstü eğitim, staj ve incelemelere ilişkin belgeler; katıldıkları her türlü eğitim faaliyetine ilişkin belgeler; kendilerine ait  yayın ve eserlere ilişkin bilgiler.

**İzin belgeleri: Memurun kullandığı her türlü izinlere ilişkin belgeler.

**İlerleme ve yer değiştirme belgeleri: Memurların kademe ilerlemelerine ve derece yükselmelerine ilişkin belgeler; sınıf, yer, unvan ve görev değişiklikleri ile ilgili belgeler; geçici görevlendirilmelerine ilişkin belgeler.

**Disiplin belgeleri: Memurlar hakkında yürütülen disiplin soruşturmalarına ilişkin belgeler; verilen ve uygulanan disiplin cezalarına ilişkin belgeler; memur hakkında verilen mahkeme kararları; görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler; inceleme, soruşturma ve denetim raporları,

**Başarı belgeleri: Memurların aldıkları ödül, başarı ve üstün başarı belgelerine ilişkin bilgi ve belgeler.

**Bildirimler: Memurlar tarafından verilen mal bildirimleri ile bakmakla yükümlü oldukları kişilere ilişkin yaptıkları bildirimler.

**Diğer bilgi ve belgeler: Sendika üyeliğine ilişkin belgeler; mecburi hizmet yükümlülüğüne ilişkin belgeler; varsa engellilik durumuna ilişkin belgeler; emeklilik durumuna ilişkin belgeler; erkek memurların askerlik durumuna ilişkin belgeler; kurumlar tarafından gerekli görülmesi halinde memurların mali haklarına ilişkin belgeler.

Özlük dosyasının tutulması ve gizliliği

Özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından kurumların personel birimleri sorumludur.

Özlük dosyalarının tutulması ve muhafazasında özel hayatın gizliliği ilkesine riayet edilir.

Özlük dosyasının içeriği hakkında, soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışında hiç kimseye açıklama yapılmaması ve bilgi verilmemesi gerekir.

İlgili memurun rızası olmaksızın özlük dosyasındaki bilgiler ve kayıtlar esas alınarak kişi hakkında yayında bulunulamaz. 

Öte yandan, kurum ve kuruluşlar, memurların özlük dosyasında yer alan bilgilerden istihdam politikalarının tespiti ve uygulanması bakımından gerekli gördüklerini, merkez teşkilatlarında elektronik ortamda tutabilmektedirler.

Devlet memurlarının herhangi bir sebeple memurluklarının sona ermesi durumunda, son olarak görev yaptıkları kurumlar tarafından özlük dosyaları saklanır.